Seit dem 01.01.2015 ist gesetzlich geregelt, wie sich die Höhe der Zuwendung des Arbeitgebers aus der Teilnahme an einer Betriebsveranstaltung ermittelt. So werden nach § 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG alle Aufwendungen für die Veranstaltung (einschließlich der gesetzlichen Umsatzsteuer) des Arbeitgebers zusammengerechnet und durch die Anzahl der Teilnehmer geteilt. Unerheblich ist, ob die Zuwendungen den Arbeitnehmern selbst oder deren Begleitpersonen zugutekommen. Die Sachzuwendung ist mit den anteilig auf den Arbeitnehmer und dessen Begleitperson entfallenden Aufwendungen anzusetzen. Jedoch darf für bis zu zwei Veranstaltungen im Jahr jeweils ein Freibetrag von bis zu 110 € von der Sachzuwendung abgezogen werden. Zu beachten ist, dass den Begleitpersonen selbst kein Freibetrag zusteht und daher vollständig in den Freibetrag des Arbeitnehmers mit einfließt. Verbleibt nach dem Abzug des Freibetrags eine Sachzuwendung, kann diese nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG pauschal mit 25% Lohnsteuer zzgl. Solidaritätszuschlag sowie ggf. Kirchensteuer versteuert werden. Bei Anwendung der steuerlichen Pauschalisierungsmöglichkeit ist dieser darüber hinaus zudem nach § 1 Abs. 1 S. 1 Nr. 3 SvEV sozialversicherungsfrei.
Allerdings war bisher strittig, ob die Aufwendungen des Arbeitgebers durch die Anzahl der angemeldeten oder tatsächlich teilnehmenden Arbeitnehmer zu verteilen sind. Die Berechnung hatte unmittelbare Auswirkung auf die Höhe des Sachzuwendung der tatsächlich Feiernden. Der BFH hat nun final entschieden (Urteil vom 29.04.2021, Az. VI R 31/18) und die Ansicht der Finanzverwaltung bestätigt, dass die „No-Show-Kosten” in die Berechnung der Sachzuwendung mit einzubeziehen sind. Die Zuwendungshöhe berechnet sich demnach nach der Anzahl der tatsächlich Teilnehmenden. Sagen Arbeitnehmer ihre Teilnahme an einer Betriebsveranstaltung kurzfristig ab, geht dies steuerlich zu Lasten der tatsächlich Feiernden.
Die Folge der neuen Rechtsprechung für die Praxis ist, dass eine Betriebsveranstaltung nun noch genauer zu planen ist und darüber hinaus eine Aufzeichnungspflicht der tatsächlichen Teilnehmer besteht. Erfolgt dies nicht, kann es im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung zu unerfreulichen Überraschungen kommen.
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