Knapp 40 % der der Bevölkerung ab 14 Jahren engagieren sich regelmäßig oder gelegentlich ehrenamtlich (FWS 2019). Für viele gemeinnützige Organisationen ist die Unterstützung durch Ehrenamtliche von zentraler Bedeutung. Ob in der Pflege, im Rahmen des bürgerschaftlichen Engagements oder zuletzt in Test- und Impfzentren. Ohne Ehrenamtliche wäre die Gesundheits- und Sozialwirtschaft in Deutschland bei weitem nicht so stark. Für ihren Einsatz können Ehrenamtliche eine Aufwandsentschädigung erhalten. Doch wie ist das steuerrechtlich zu beurteilen? Nachfolgend erfahren Sie, unter welchen Voraussetzungen Sie als ehrenamtlich Tätiger einen Anspruch auf einen Freibetrag haben und inwiefern eine Berücksichtigung von Werbungskosten/Betriebsausgaben möglich ist. Sie sind für die Lohnbuchhaltung verantwortlich und bei Ihnen sind Ehrenamtliche tätig? Erfahren Sie im Beitrag ebenfalls, was für eine steuerfreie Auszahlung zu beachten ist.
Welche Freibeträge gibt es?
Auf der einen Seite gibt es für Einnahmen aus nebenberuflichen Tätigkeiten für gemeinnützige Körperschaften oder Körperschaften des öffentlichen Rechts als Übungsleiter, Ausbilder, Erzieher, Betreuer u. Ä. den sogenannten Übungsleiterfreibetrag (§ 3 Nr. 26 EStG). Dieser beträgt seit dem 01.01.2021 jährlich 3.000 €.
Auf der anderen Seite gibt es für Einnahmen aus sämtlichen nebenberuflichen Tätigkeiten für gemeinnützige Körperschaften oder Körperschaften des öffentlichen Rechts die sogenannte Ehrenamtspauschale (§ 3 Nr. 26a EStG). Diese beträgt seit dem 01.01.2021 jährlich 840 €.
Wann ist eine Tätigkeit als nebenberuflich anzusehen?
Für die Inanspruchnahme der genannten Freibeträge ist Voraussetzung, dass die Tätigkeit nebenberuflich ausgeübt wird. Dies ist der Fall, wenn sie auf das Kalenderjahr gesehen, nicht mehr als ein Drittel der Arbeitszeit einer vergleichbaren Ausübung in Vollzeit beansprucht.
Auch Personen, die keinen Hauptberuf im steuerrechtlichen Sinne ausüben, können nebenberuflich tätig sein. Dazu gehören beispielsweise Studenten, Rentner oder Arbeitslose.
Es können auch mehrere Tätigkeiten ausgeübt werden. Bei verschiedenartigen Tätigkeiten ist für jede Tätigkeit getrennt zu beurteilen, ob diese nebenberuflich erfolgt. Gleichartige Tätigkeiten sind zusammenzufassen, wenn nach der Verkehrsanschauung ein einheitlicher Hauptberuf ausgeübt wird.
Achtung: Wenn eine Tätigkeit als Teil einer Haupttätigkeit anzusehen ist, dann wird diese nicht nebenberuflich ausgeübt. Damit ist die Voraussetzung für die Steuerbefreiung von Einnahmen nicht gegeben.
Welche Einschränkungen gibt es aufgrund der verschiedenen Befreiungsvorschriften?
Ein Anspruch auf eine Ehrenamtspauschale (§ 3 Nr. 26a EStG) entsteht nicht, wenn für dieselbe Tätigkeit eine Aufwandsentschädigung aus öffentlichen Kassen (§ 3 Nr. 12 EStG) gewährt wird oder ein Übungsleiterfreibetrag (§ 3 Nr. 26 EStG) zumindest möglich wäre. Auch bei Aufwandsentschädigungen im Rahmen von Vormundschaften nach § 3 Nr. 26b EStG ist die Ehrenamtspauschale nach § 3 Nr. 26a EStG ausgeschlossen.
Wenn neben einer Tätigkeit, für die eine Aufwandsentschädigung aus öffentlichen Kassen oder ein Übungsleiterfreibetrag zu gewähren ist, eine andere Tätigkeit bei derselben oder einer anderen Körperschaft ausgeübt wird, so kann eine Steuerbefreiung nach § 3 Nr. 26a EStG nur in Anspruch genommen werden, wenn die Tätigkeit
- nebenberuflich ausgeübt wird,
- von den anderen begünstigten Tätigkeiten trennbar ist,
- gesondert vergütet wird
- und die dazu eindeutig getroffenen Vereinbarungen durchgeführt werden.
Findet eine Aufteilung der Freibeträge statt?
Es handelt sich bei der Ehrenamtspauschale und dem Übungsleiterfreibetrag um Jahresbeträge, welche nicht zeitanteilig (z. B. auf Monate heruntergebrochen) aufzuteilen sind, wenn eine begünstigte Tätigkeit nur ein paar Monate ausgeübt wird.
Die Freibeträge sind personenbezogen zu berücksichtigen und sind nicht davon abhängig wie viele einzelne Tätigkeiten nebenberuflich ausgeübt werden. D. h., die Freibeträge gibt es je Ehrenamtlichen nur einmal pro Jahr.
Können Werbungskosten oder Betriebsausgaben gelten gemacht werden?
Ein Abzug von Werbungskosten oder Betriebsausgaben ist möglich, wenn diese mit den steuerfreien Einnahmen in einem unmittelbaren wirtschaftlichen Zusammenhang stehen. Dies gilt jedoch nur insoweit wie die Aufwendungen die steuerfreien Einnahmen übersteigen.
Was hat eine begünstigte Körperschaft im Lohnsteuerverfahren zu beachten?
Die Körperschaft muss einen schriftlichen Nachweis über
- den zeitlichen Umfang,
- die Zahlungshöhe und Verpflichtung
- Achtung: Grundsätzlich dürfen gem. § 27 Absatz 3 S. 2 BGB Vorstandsmitglieder keine Vergütung für ihre Arbeit erhalten. Dies ist gem. § 40 S. 1 BGB nur durch eine entsprechende Satzungsklausel möglich.
- Durch einen Ehrenamtsvertrag können beide Parteien Rechte und Pflichten vereinbaren und so einen verbindlicheren Rahmen schaffen.
- Fallen die Vergütungen höher aus als die Ehrenamtspauschale, dann ist zu prüfen, ob aufgrund der Höhe ggfs. eine Verpflichtung zur Zahlung eines Mindestlohns besteht.
- und die tatsächliche Durchführung der Leistung mit Zeitnachweis führen.
Im Fall einer Tätigkeit als Übungsleiter (§ 3 Nr. 26 EStG) muss der Nachweis auch eine konkrete Beschreibung der Tätigkeit enthalten. Die Körperschaft muss sich vom Ehrenamtlichen schriftlich bestätigen lassen, dass die Steuerbefreiungen in keinem anderen Dienst- oder Auftragsverhältnis berücksichtigt oder – falls doch – in welchem Umfang diese ausgeschöpft wurde.
Ganz wichtig: Diese Bestätigung sowie den Nachweis muss die Körperschaft zum Lohnkonto nehmen.
Wenn Sie weitere Fragen zu dem Thema Ehrenamt haben, rufen Sie uns gerne an! Insbesondere bei der Beschäftigung von geringfügig Beschäftigten, die auch ehrenamtlich tätig sind, ist bei der steuerrechtlichen Beurteilung besondere Sorgfalt geboten. Gerne können wir für Sie prüfen, ob die steuerrechtliche Handhabung von Ehrenamtlichen in Ihrer Organisation mit der notwendigen Sorgfalt geführt wird.
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