Um die Manipulation an elektronischen Aufzeichnungssystemen zu erschweren, wurde durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22. Dezember 2016 die sogenannte Kassen-Nachschau in die Steuergesetze (§ 146b AO) eingeführt. Mittels dieser schuf der Gesetzgeber für die Finanzverwaltung ein weiteres Instrumentarium zur Überprüfung von Kassensystemen und deren Ordnungsmäßigkeit. Im Gegensatz zur klassischen Betriebsprüfung, bedarf es bei einer Kassen-Nachschau keiner vorherigen Ankündigung und der Prüfer hat die Möglichkeit verdeckte Testkäufe durchzuführen. Der Überraschungseffekt (und sich anschließende Ärger) einer spontanen Kassen-Nachschau kann dementsprechend groß sein.
Der Name täuscht. Wer nun denkt, die Kassen-Nachschau beschränkt sich in der Praxis lediglich auf die Prüfung von Kassensystemen in (größeren) Gastronomiebetrieben hat weit gefehlt. Gegenstand der behördlichen Überprüfung sind regelmäßig auch die sogenannten „offenen” Ladenkassen, App-Systeme oder elektronischen Kassensysteme von Einrichtungen, Cafeterien, Bistros, Kiosken, Verkaufsläden oder Sommerfesten. Auch die Wegstreckenzähler (z.B. Fahrtenbücher oder Taxameter) von Fahrtdiensten fallen in den Prüfbereich der Kassen-Nachschau. Die Finanzverwaltung nimmt zudem vermehrt branchenunabhängig sämtliche Aufzeichnungssysteme unter die Lupe.
Verstöße. Nicht nur die Anwendungsbereiche sind vielfältig, auch der Strauß potenzieller Verstöße ist bunt. Wer beispielsweise als Steuerpflichtiger keine vollständige Verfahrensdokumentation (fehlende Bedienungsanleitung, Programmierhinweise oder Arbeitsanweisungen, etc.) vorlegen kann, Stornovorgänge nicht lückenlos aufzeichnet oder Trinkgelder nicht über die Kasse erfasst, verstößt gegen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buch- und Kassenführung. Empfindliche Strafen riskiert auch, wer der Einzelaufzeichnungspflicht nicht nachkommt, die Pflicht zur täglichen Kassenführung missachtet oder Altkassen einschließlich ihrer Daten ohne vorherige Archivierung entsorgt. (Bereits zu Beginn des Jahres informierten wir in diesem Rahmen über die zum 01. Januar 2020 geltenden strengeren Anforderungen an eine ordnungsmäßige Kassenbuchführung sowie die neue Pflicht zur Einrichtung einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (zTSE) in Kassen.)
Sanktionen. Als Sanktionsmaßnahmen stehen der Finanzverwaltung – je nach Schwere des jeweiligen Verstoßes – unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung. So wird dem Prüfer von Gesetzes wegen grundsätzlich ermöglicht in eine steuerliche Außenprüfung überzugehen, umfassende Zuschätzungen vorzunehmen oder gar steuerstrafrechtliche Ermittlungen einleiten zulassen.
Unsere Empfehlung an die betroffenen Unternehmen und Einrichtungen ist, sich möglichst zeitnah mit dem Thema Kassen-Nachschau zu beschäftigen, um den entsprechenden Risiken und Sanktionsmaßnahmen effektiv vorzubeugen.
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